企業(yè)的經(jīng)營管理類檔案的管理與收集工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),很多檔案都對企業(yè)的經(jīng)營管理決策等產(chǎn)生重要的影響,企業(yè)應(yīng)當(dāng)以提高對于檔案收集與管理工作的重視程度為前提,結(jié)合信息化時(shí)代的特點(diǎn),通過不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平、完善企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度來提高企業(yè)經(jīng)營管理類檔案收集與管理工作的效率和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
一、企業(yè)經(jīng)營管理類檔案的內(nèi)容
企業(yè)經(jīng)營管理類檔案包括以下內(nèi)容:
第一,經(jīng)營決策與計(jì)劃文件,具體包括企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)、經(jīng)營方針和經(jīng)營策略以及各種經(jīng)營決策方案、計(jì)劃等。
第二,物資供應(yīng)與能源管理類文件材料,具體包括各種物資定額、材料庫存決策、物資合同、能源供應(yīng)計(jì)劃。
第三,生產(chǎn)與質(zhì)量管理文件材料,具體包括企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、質(zhì)量工作總結(jié)等。
第四,市場與銷售文件材料,具體包括市場調(diào)查、分析報(bào)告與統(tǒng)計(jì)報(bào)表、商品商標(biāo)與廣告、產(chǎn)品訂貨與銷售合同、商務(wù)糾紛與訴訟文件等。
第五,財(cái)務(wù)與成本管理文件材料,具體包括:財(cái)務(wù)決策與計(jì)劃、成本預(yù)測與分析、經(jīng)濟(jì)核算材料等。
企業(yè)經(jīng)營管理檔案對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展存在至關(guān)重要的作用,它能夠促進(jìn)企業(yè)與外部聯(lián)系,也是企業(yè)管理層制定生產(chǎn)經(jīng)營決策的依據(jù),同時(shí)對于加強(qiáng)企業(yè)自身競爭力的建設(shè),提高其在激烈競爭市場中的地位以及增強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營中的經(jīng)濟(jì)利益回報(bào)具有關(guān)鍵性的意義。
二、經(jīng)營管理類檔案
收集與管理工作面臨的問題
(一)檔案收集人員存在的問題。在收集檔案的過程中,很多企業(yè)都會(huì)在各個(gè)部門內(nèi)設(shè)置檔案員的崗位,由部門內(nèi)的職員兼職,這些檔案兼職人員的工作便是收集并移交相關(guān)的檔案,但是在實(shí)際中,各部門檔案兼職人員存在最主要的問題便是目標(biāo)不明確,他們不確定該將哪些檔案上交給檔案管理部門。主要原因在于他們除了收集與移交檔案外,還有自己的本職工作要做,而本職工作耗費(fèi)了他們的大部分精力,這就使得在收集與移交檔案的過程中,他們的精力不足或者專業(yè)水平不夠高,兼職檔案員的崗位未能發(fā)揮有效的價(jià)值與作用,形同虛設(shè)。最明顯的表現(xiàn)便是不知道該將部門內(nèi)的哪些文件資料移示給檔案管理部門,在移交檔案文件的過程中覺得沒有文件可以移示,或者讓專業(yè)的檔案管理部門的專業(yè)人員自己選擇需要移交的檔案文件。
(二)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理類檔案收集存在難度。企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理類檔案收集存在難度除了部門內(nèi)的檔案兼職人員不作為外,某些部門為了一己私利不愿意移交檔案文件,他們將利潤作為部門追求的終極目標(biāo),有些相關(guān)的經(jīng)營管理檔案被看作是部門內(nèi)部的無形資產(chǎn),為了便于日后的使用,他們找借口將檔案文件保留在部門內(nèi),而這些檔案通常關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的一些重大利益,甚至存在有些部門在發(fā)生人事變動(dòng)的時(shí)候會(huì)將“私藏”的這部分檔案遺失的情況。
(三)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平不足。信息化時(shí)代,信息技術(shù)已經(jīng)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營密不可分,而檔案管理工作也是一樣,在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)手段,將大大減輕傳統(tǒng)檔案管理工作中的費(fèi)時(shí)費(fèi)力又低效的弊端,但是前提是檔案管理部門的專業(yè)人品掌握一定的信息技術(shù)基礎(chǔ),能夠熟練使用管理檔案所采用的軟件,在實(shí)際情況中很多檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過相關(guān)信息技術(shù),不習(xí)慣對檔案進(jìn)行信息化管理,熟練使用計(jì)算機(jī)也存在一定的難度,這就對于企業(yè)的檔案管理工作造成了很大的阻礙。
(四)檔案管理中的信息安全問題。信息時(shí)代為檔案管理工作帶來便利的同時(shí),也存在一定的安全隱患,尤其是信息安全隱患,與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同的是,檔案文件很容易受到黑客或者病毒的攻擊而泄露甚至丟失,一旦發(fā)生這些情況,將會(huì)為企業(yè)帶來極其嚴(yán)重的利益損失。
三、解決企業(yè)檔案
收集與管理工作問題的措施
(一)加強(qiáng)宣傳力度,提高全體員工的檔案收集與管理意識。在日常工作中,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)內(nèi)容的宣傳力度,比如通過單位的微信公眾號進(jìn)行相關(guān)宣傳,使員工了解到檔案管理工作的意義以及重要性,諸如在微信公眾號通過發(fā)送檔案工作違紀(jì)違法案例的相關(guān)推文來增強(qiáng)職下的檔案意識,引起員工對干檔案移交以及收集工作的重視,培養(yǎng)員工的檔案保護(hù)意識。此外,檔案管理部門需要將日常的檔案管理中遇到的難題以及工作的進(jìn)展及時(shí)匯報(bào)給管理層,從上級獲取人力、財(cái)力或物資等方面的支持,在獲得各方高度支持的基礎(chǔ)之上提高檔案的服務(wù)工作效率。此外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極了解項(xiàng)目的進(jìn)度,根據(jù)項(xiàng)目的不同進(jìn)度來進(jìn)行檔案收集與管理工作,并且及時(shí)向上級反映在歸檔中遇到的問題,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)與檔案整理同行的狀態(tài)。
(二)增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)在選拔兼職檔案管理人員時(shí)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高用人標(biāo)準(zhǔn),為兼職檔案管理崗位選拔一些細(xì)心、耐心、勤勞并且對檔案管理工作感興趣,有熱情的員工。此外,在選拔這些人員時(shí),企業(yè)也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)關(guān)注年齡與性別等因素,以期保持檔案管理吊隊(duì)伍的整體專業(yè)穩(wěn)定性,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對各個(gè)職能部門的兼職檔案人員進(jìn)行檔案收集與移交方面的專業(yè)化培訓(xùn),根據(jù)其在日常檔案收集與移交工作中的實(shí)際問題,提出相應(yīng)的解決方案,比如確定各個(gè)職能部門制定需要移交的檔案內(nèi)容,解決兼職檔案人員不知道該移交什么檔案的問題,除定期的培訓(xùn)外,檔案管理部門的專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)定期對各部門的兼職檔案人員進(jìn)行收集與整理檔案的實(shí)際操作指導(dǎo)。管理層應(yīng)當(dāng)積極鼓勵(lì)檔案管理人員參加市級檔案分管單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),并給予時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上的支持,提高檔案管理人員的實(shí)際操作與業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平。企業(yè)在對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的時(shí)候,可以采取“請進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合的方式,除了上述的請檔案管理部門的專業(yè)人士到各個(gè)職能部門指導(dǎo)員工的實(shí)際操作外,還可以組織檔案管理人員去其他的檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí),通過學(xué)習(xí)其他單位的經(jīng)驗(yàn)與實(shí)際的操作技能提高本單位的檔案管理工作效率。
(三)加強(qiáng)單位內(nèi)部檔案相關(guān)的制度建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓,企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)同樣應(yīng)當(dāng)健全相關(guān)的制度規(guī)范,在相關(guān)制度規(guī)范的基礎(chǔ)之上強(qiáng)化對于檔案管理工作的約束。具體來講,企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理獎(jiǎng)懲制度,當(dāng)完善內(nèi)部檔案相關(guān)制度建設(shè)之后,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)制度的執(zhí)行力度與對各個(gè)職能部門的監(jiān)督,嚴(yán)格依照所制定的制度來對相關(guān)的檔案收集與管理行為進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。完善的檔案管理制度就是檔案收集與管理工作中的一道防線,檔案收集工作是檔案管理工作的前提,只有檔案收集工作做得好,后續(xù)的檔案管理工作才能得到保障。不斷完善企業(yè)內(nèi)的檔案收集與管理的相關(guān)制度,努力實(shí)現(xiàn)依照制度開展檔案收集與管理工作,使得檔案收集與管理工作“有據(jù)可循”。正如檔案管理界的一句話:“檔案是前人智慧與自己心血的結(jié)合,前人智慧啟發(fā)了自己,而自己的心血又滋養(yǎng)了后人。'
綜上所述,企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營管理類檔案收集與管理工作時(shí)要結(jié)合現(xiàn)有的時(shí)代背景,充分利用信息技術(shù)的便利性,改善傳統(tǒng)檔案管理工作中的費(fèi)時(shí)費(fèi)力又低效的弊端,在完善企業(yè)內(nèi)部檔案收集與管理制度的基礎(chǔ)之上提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng),不斷增強(qiáng)其實(shí)際操作能力以及檔案操作意識。
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作者:嚴(yán)曉慶?